La exhibición de documentos electrónicos (o eDiscovery) es el proceso de identificación y entrega de información electrónica que se puede usar como prueba. El Centro de eDiscovery es un tipo de colección de sitios que sirve como portal para la administración de casos de eDiscovery. Desde esta ubicación central puede descubrir contenido de la granja de servidores de SharePoint, en Exchange Server 2013 o Exchange Server 2016, en recursos compartidos de archivos y en otras granjas de servidores de SharePoint. Puede aplicar una conservación al contenido de SharePoint y de Exchange que detecte. La conservación permite mantener una copia del contenido, a la vez que permite a los usuarios trabajar con su contenido. Una vez identificados los elementos específicos que tendrá que entregar, puede exportarlos en un formato estándar del sector.Electronic discovery, or eDiscovery, is the process of identifying and delivering electronic information that can be used as evidence. The eDiscovery Center, is a type of site collection that serves as a portal for managing eDiscovery cases. From this central location you can discover content in the SharePoint farm, in Exchange Server 2013 or Exchange Server 2016, on file shares, and in other SharePoint farms. You can apply a hold to SharePoint and Exchange content that you discover. The hold ensures that a copy of the content is preserved, while still allowing users to work with their content. When you have identified the specific items that you will have to deliver, you can export them in an industry-standard format.

Administración de un caso de exhibición de documentos electrónicosManaging an eDiscovery case

Cuando recibe una nueva solicitud para la exhibición de documentos electrónicos, crea un caso de exhibición de documentos electrónicos en Centro de exhibición de documentos electrónicos. Un caso de exhibición de documentos electrónicos es un sitio de colaboración que puede utilizar para organizar información relacionada con la solicitud de exhibición de documentos electrónicos. Desde el interior de un caso de exhibición de documentos electrónicos, puede buscar contenido, aplicar una suspensión al mismo, exportarlo y ver el estado de las suspensiones y las exportaciones asociados con el caso.When you receive a new request for eDiscovery, you create an eDiscovery case in the eDiscovery Center. An eDiscovery case is a collaboration site that you can use to organize information related to the eDiscovery request. From within an eDiscovery case, you can search for content, apply a hold to content, export content, and view the status of holds and exports that are associated with the case.

Los dos principales componentes de un caso de exhibición de documentos electrónicos son conjuntos y consultas de exhibición de documentos electrónicos. Use un conjunto de exhibición de documentos electrónicos para buscar contenido y aplicar una suspensión. Use una consulta para buscar contenido y exportarlo.The two primary components of an eDiscovery case are eDiscovery sets and queries. Use an eDiscovery set to find content and apply a hold. Use a query to find content and export it.

Al ejecutar una consulta, puede ver estadísticas sobre los elementos encontrados, puede obtener una vista previa de los resultados y puede filtrar los resultados por tipo de mensaje (resultados de Exchange) o por tipo de archivo (resultados de SharePoint). Cuando haya terminado, puede exportar los resultados de la consulta.When you run a query, you can see statistics about the items that were found, you can preview the results, and you can filter the results by message type (for Exchange results) or by file type (for SharePoint results). When you are finished, you can export the results of the query.

El contenido exportado mediante una consulta tiene el formato según la especificación del Modelo de referencia de datos electrónicos (EDRM) para que se pueda importar en una herramienta de revisión. Una exportación puede incluir lo siguiente:The content that you export by using a query is formatted according to the Electronic Data Reference Model (EDRM) specification so that it can be imported into a review tool. An export can include the following:

La aplicación de servicio de búsqueda es un componente clave del sistema de búsqueda de SharePoint Server. Puede asociar un Centro de eDiscovery a una aplicación de servicio de búsqueda. Cualquier contenido que se indexe con la aplicación de servicio de búsqueda se puede detectar desde el Centro de eDiscovery. Si configura la aplicación de servicio de búsqueda para rastrear recursos compartidos de archivos, puede usar el Centro de eDiscovery para detectar contenido en los recursos compartidos de archivos. Si configura la aplicación de servicio de búsqueda para rastrear otros sitios web (por ejemplo, un sitio de equipo creado mediante SharePoint Server 2010), puede usar el Centro de eDiscovery para detectar contenido en ellos. En cuanto a las granjas de servidores de SharePoint Server, también puede colocar el contenido en conservación. Si agrega Exchange Server a la aplicación de servicio de búsqueda como origen de resultados, puede detectar contenido en los buzones de Exchange desde el Centro de eDiscovery y colocar los buzones en conservación. Si archiva contenido de Skype Empresarial en Exchange, también puede detectar contenido de Skype Empresarial.The Search service application is a key component of the search system in SharePoint Server. You can associate an eDiscovery Center with a Search service application. Any content that's indexed by the Search service application can be discovered from the eDiscovery Center. If you configure the Search service application to crawl file shares, you can use the eDiscovery Center to discover content on the file shares. If you configure the Search service application to crawl other websites - for example, a team site that was created by using SharePoint Server 2010 - you can use the eDiscovery Center to discover content on the websites. For SharePoint Server farms, you can also put the content on hold. If you add Exchange Server to the Search service application as a result source, you can discover content within Exchange mailboxes from the eDiscovery Center and put the mailboxes on hold. If you archive content from Skype for Business in Exchange, you can also discover Skype for Business content.

Suspensiones localesIn-place holds

En se introdujo el concepto de una conservación local. Al aplicar una conservación local a un sitio, el contenido del sitio permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con el contenido, pero se conserva una copia de este como estaba en el momento de iniciar la conservación. Además, si se aplica una conservación local a un sitio, todo el contenido nuevo que se cree o se agregue al sitio después de la conservación se podrá detectar y, si se elimina, se conservará. Además, los usuarios no tienen por qué saber que su contenido está en suspensión.SharePoint Server 2013 introduced the concept of an in-place hold. When you apply an in-place hold to a site, content in the site remains in its original location. Users can still work with the content, but a copy of the content as it was at the time that you initiated the hold is preserved. Additionally, if an in-place hold is applied to a site, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be discoverable, and will be preserved if it's deleted. Also, users don't have to know that their content is on hold.

Si se elimina un documento de un sitio que está en suspensión y el control de versiones de documento está habilitado, se conservarán todas las versiones del documento eliminado.If a document is deleted from a site that's on hold and document versioning is enabled, all versions of the deleted document will be preserved.

Tal y como se mencionó anteriormente, si se pone un sitio en suspensión, cualquier contenido nuevo que se cree o se agregue al sitio después de ponerlo en suspensión se conservará si se elimina.As previously mentioned, if a site is put on hold, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be preserved if it's deleted.

Si el control de versiones de documento no está habilitado y un elemento se pone en suspensión varias veces, SharePoint conserva la versión vigente en el momento de realizar cada suspensión. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento es la más reciente cuando el sitio se pone en suspensión la primera vez y la versión 51 es la más reciente cuando el sitio se pone en suspensión la segunda vez, se mantienen las versiones de 27 y 51.If document versioning isn't enabled and an item is placed on hold multiple times, SharePoint preserves the version that's current at the time each hold is placed. For example, if version 27 of an item is the most recent when the site is placed on hold the first time, and version 51 is the most recent when the site is placed on hold the second time, versions 27 and 51 are preserved.

El espacio de almacenamiento se utiliza de forma eficaz cuando se implementa una suspensión local. La mayoría del contenido de un sitio no cambia y el contenido que no se cambia no se copia a la biblioteca de conservación de suspensión.Storage space is used efficiently when an in-place hold is implemented. Most content in a site does not change, and content that's not changed is not copied to the preservation hold library.